Dunkle Wolken in der Cloud – Office365, Google Doc & Co. Neue Prüffelder für Revisoren

 

Dunkle Wolken in der Cloud – Office 365, Google Docs & Co. – Neue Prüffelder für Revisoren  

Die schier unendliche Menge an Excel-Kalkulationen in großen Unternehmen zu prüfen, ist an sich schon eine Herausforderung für Revisionsabteilungen. Unkontrollierte, undokumentierte und ungeprüfte Kalkulationen sind oft so tief in die Unternehmensabläufe verankert, dass ein Verlust dieser Dateien empfindliche Störungen im täglichen Workflow nach sich ziehen würde. Der Schutz vor Manipulation der mühsam erstellten Funktionen ist mit den Excel-eigenen Mitteln fasst nicht zu erreichen. Die Prüfung einer einzigen Kalkulation mit mehreren Dutzend Tabellenblättern und tausenden von Formeln kann Tage in Anspruch nehmen. Doch selbst wer die vollständige Risikobewertung seiner „User Developed Applications“ – seiner Eigenentwicklungen durch Mitarbeiter vorgenommen hat, sieht sich seit neuestem mit einer weiteren Bedrohung konfrontiert. Kalkulationen in der Cloud. Mit wenigen Klicks ist eine komplette Kalkulationsoberfläche online verfügbar. Der mobile Mitarbeiter freut sich über den einfachen, weltweiten Zugriff. Für die Nutzung sind nicht einmal Administrationsrechte erforderlich, so dass eine Verwendung ohne jegliches Wissen der IT-Abteilung erfolgen kann.

Was bedeutet dies für Ihr Unternehmen?

• Welche Gründe für die Nutzung von Office-Applicationen in der Cloud gibt es?
• Welche Prüfmöglichkeiten haben Sie?
• Wie erkennen Sie die Nutzung von Cloud-Applikationen?
• Welche Probleme kommen auf Sie zu, wenn Ihre Daten ohne Ihr Wissen auf ausländischen Servern gelagert werden?
• Wie können Mitarbeiter für diese Thematik sensibilisiert werden?
• Wie können Sie sicherstellen, alle Daten bei einer Prüfung berücksichtigt zu haben?
• Welche Schritte verhindern eine Missbrauch von Kalkulationen?

Der neue Impulsvortrag von Marc Wehrhagen, dem Spezialisten für revisionssichere Tabellenkalkulationen und Autor des Buches „Excel Security, Audit & Compliance“ gibt Ihnen in 90 Min. einen fundierten Einblick in die Herausforderungen moderner Office-Systeme für Revisoren. Top-aktuelle Informationen aus erster Hand – umsetzbar und praxisnah.

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Kestler Wehrhagen Akademie
Business Personality Consulting

arcTime – Die unkomplizierte Projektstundenerfassung für Architekten

 

 

 

 

arcTime – die Projektverwaltung für Architekten.

Mit arcTime haben Sie alle Zeit- und Fahrtaufwendungen immer im Blick. Eine übersichtliche Oberfläche ohne störende Masken und Schalter reduziert den Einarbeitungsaufwand auf ein Minimum. arcTime macht das Protokollieren und Dokumentieren von Zeitaufwendungen zum Kinderspiel. Auswertungen über die Zeit, die Mitarbeiter und natürlich pro Projekt sind bereits integriert. arcTime kann leicht an alle gängigen Datenbanken (ACCESS, MS SQL-SERVER, ORACLE, MySQL) angebunden werden. Wir wollen, dass Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können und jederzeit den Überblick über die Projektzeiten und Fahrtkostenaufwendungen haben. Selbstverständlich können Sie auch Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter unkompliziert abbilden.

Das Lizenzmodell ist genauso unkompliziert wie die Software selbst

Einzellizenz auf ACCESS – 490,00 EUR zzgl. MwST

Firmenlizenz – 3,500,00 EUR zzgl. MwSt (inkl. Installation und 2 Stunden Einweisung)

Datenübernahme nach Aufwand 100,00 EUR / Stunde

Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann sende ich Ihnen gerne das Online-Prospekt zu.

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Marc Wehrhagen

Kestler Wehrhagen Akademie Mosbach

 

 

 

 

 

Wartung für den Kopf – Dein ganz persönlicher Inspektionstermin

Wartung für den Kopf – Dein ganz persönlicher Inspektionstermin

Kathrin Kestler und Marc Wehrhagen – die erfolgreichen Redner,  Autoren und Leiter der Akademie für wertschätzende Personal- und Unternehmensführung bieten Dir auf ihrem neuen Hörbuch eine Stunde voller mutmachender und wertschätzender Inspiration.

60 Min. Inspiration für’s Auto und für zu Hause

Inhalt:

1. Inspektionstermin für Deine Seele
2. Sackgasse – Bitte wenden
3. Der richtige Kraftstoff für Dein Leben
4. So wirst Du zur Tankstelle
5. Starthilfe geben
6. Vollausstattung
7. Mit angezogender Handbremse
8. Die richtigen Beifahrer
9. Maximale Zuladung – Zu viel Ballast an Bord
10 Es läuft nicht wie geschmiert – Zeit für einen Ölwechsel
11. Du hast Dein Ziel erreicht – Programmiere Dein persönliches Navigationsgerät

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Schulanfang 2013: 10 Schritte für eine mobbingfreie Klasse

 

Die Schule geht nun bald wieder los. Wieder ein Schuljahr, welches dazu beitragen wird, dass die Berichterstattung, welche sich seit Jahren dem Phänomen »Mobbing« annimmt, neues Material bekommt. »Mobbing in Schulen« ist ein Dauerbrenner in deutschen Medien. Unzählige »Experten«, Berater und Coachs nehmen sich dieses Themas an. Fast immer wird bei den Maßnahmen viel Mühe auf die Trümmerbeseitigung gelegt. Für kurze Zeit ist der zu Hilfe gerufene Berater in der Lage, den Kindern und Jugendlichen ein Umfeld der Wertschätzung und des gegenseitigen Respekts zu bereiten. Dabei werden durchaus Erfolge erzielt. Kurzfristig. Die Trümmer wurden aufgefegt. Außer Acht gelassen werden meistens jedoch diejenigen, welche jahrelange den Schülern das Umfeld, den Nährboden und die Gelegenheit zum Mobbing gegeben haben. Wie so oft, wird »von oben« auf das »Problem« geschaut. Schuld haben immer die anderen – wer mag schon bei sich beginnen. Doch es beginnt bei Ihnen liebe Lehrer. Es beginnt bei Ihnen! Wenn Sie wirklich eine mobbingfreie Klasse haben wollen, dann folgen Sie unseren 10 Schritten.

Schritt 1: Seien Sie präsent

Präsenz ist mehr als körperliche Anwesenheit. Präsenz wird bestimmt durch Gradlinigkeit, Authentizität, innerer Ruhe und einem souveränen Auftreten, welches aus persönlicher Gewissheit resultiert und nicht aus einem Führungsverständnis, welches sich von Amts wegen ergeben hat.

Wer den Klassenraum als »feindliches Gebiet« ansieht,  braucht sich nicht zu wundern, wenn in der Klasse Kampf und Chaos herrscht.

Menschen führen und unterrichten zu dürfen ist ein Privileg, welches hohe Verantwortung mit sich bringt.

Hohes Lernpensum, heterogene Klassenzusammensetzungen und eine hohe Kultur- und Herkunftsvielfalt, dies alles gehört heute zum Schulalltag dazu. Das sind keine Ausnahmen mehr. So sieht das Leben aus. Wenn Sie Ihre Schüler für Ihre Vision begeistern können, wenn Sie Ihre Tätigkeiten und Ihre Entscheidungen auf Ihre Vision fokussieren, wenn es Ihre Berufung ist, Ihre Schüler erfolgreich zu machen, dann werden Ihre Schüler die Schulstunden nicht länger als permanente Schikane ansehen, bei denen der geringste Anlass reicht, um seinen Frust an anderen auszulassen. Dann werden Aufgaben niemanden mehr aus der Bahn werden, weil Sie ein Klima des Mutmachens, der Inspiration etabliert haben. Weil sich Ihre Schüler auf das, was Sie sagen verlassen können. Weil sie Ihnen vertrauen.

Schritt 2: Dulden Sie keine Geringschätzung von Schülern

Greifen Sie selbst bei kleinen Ausrutschern hart durch. Über andere Schüler oder Lehrerkollegen wird nicht gelästert oder hergezogen. Das ist nicht lustig. Das ist der Beginn, dass ist die Saat, dessen Wachstum Sie unbedingt vermeiden müssen. Zero Tolerance. Sie führen die Klasse, Sie geben die Richtung vor.

Schritt 3: Verwenden Sie eine wertschätzende Sprache

Hören Sie auf zu jammern, über Ihre Schüler zu schimpfen, zu klagen oder anderen die Schuld zu geben. Suchen Sie keine Entschuldigungen und übernehmen Sie die Verantwortung für Ihr Handeln. Ihr Denken drückt sich in Ihrer Sprache aus. Wer sich schon im Lehrerzimmer in eine Gemeinschaft von Klagenden begibt, wird während der Unterrichtsstunde kaum in der Lage sein, mutmachend und inspirierend mit seinen Schülern umzugehen.

Schritt 4: Kommunizieren Sie Ihre Vision

Vision???? Haben Sie eine gemeinsame Vision mit den Schülern für das Schuljahr? Wofür sollen eigentlich alle kommen. Versetzung? Gute Noten? Ist das alles? Und selbst wenn! Wo steht das?

Schreiben Sie es auf. Gemeinsam mit den Schülern. Visionen sind keine Ziele. Visionen haben mit Menschen zu tun. Was haben Ihre Schüler davon, dass es Sie gibt? Was macht Ihre Klasse einzigartig?

Und dann kommunizieren Sie die Vision. Dieses Leitbild ist Ihr Kompass. Er gibt die Richtung vor, wenn sich die Klasse verläuft.

Schritt 5: Seien Sie authentisch

Sie sind nicht der Freund der Schüler, deren Kumpel. Lehrer… diese Berufung beinhaltet Abstand. Abstand in der Form von Weitsicht aus Weisheit heraus, nicht von emotionaler Distanz. Wer sich in der Masse bewegt, verliert den Überblick. Spielen Sie keine Rolle. Lassen Sie sich nicht verbiegen. Kompromisse sind der erste Schritt zur Fremdbestimmung durch die Klasse.

Schritt 6: Begehen und dulden Sie keine Respektlosigkeiten

Wenn Sie auch nur ein einziges Mal einen Schüler oder eine Schülerin vor der Klasse respektlos behandeln, dann haben Sie, ob gewollt oder ungewollt, Ihrer Klasse einen Freifahrtschein erteilt. Wie wollen Sie etwas ahnden, was Sie selbst vorleben. Jeder reproduziert nach seiner Art. Wenn Ihre Schüler Ihre Launen ausbaden müssen und Sie in Ausdruck, Lautstärke oder Wortwahl eines Lehrers unangemessen reagieren, dann erlauben Sie nicht nur so einen Umgang mit Menschen, Sie leben ihn vor. Wenn Sie jemanden zum »Opfer« machen, dann werden Ihre Schüler dies auch tun.

Wenn Sie wollen, dass starke Persönlichkeiten Ihre Klasse verlassen, dann wird manches harte Wort fallen. Solange es um die Sache geht, ist dies kein Problem. Ihre Schüler müssen erst wieder lernen, dass die Zeit des Kuschelns vorbei ist. Doch egal wie hart die Diskussion ist, Fairness und Respekt sind eine Grundvoraussetzung für eine konstruktive Streitkultur.

Schritt 7: Haben Sie keine Angst vor Platzhirschen

Sie führen die Klasse und sonst niemand. Wie kann es eigentlich sein, dass ein 16-Jähriger oder eine 17-Jährige Ihnen die Führung Ihrer Klasse streitig macht? Führung bedeutet Anziehungskraft. Und dies scheinen manche pubertierende Jugendliche besser verinnerlicht zu haben, als diejenigen, die sie eigentlich führen sollten. Führung ist nichts, was man durch »Streifen auf der Schulter« erreicht. Wie interessant sind Sie für Ihre Schüler. Was haben Sie zu bieten? Was für Geschichten können Sie erzählen? Was ist Ihre Einzigartigkeit?

Schritt 8: Seien Sie mit dem Herzen dabei, nicht nur mit dem Verstand

Wer mit dem Herzen seine Klasse führt, der wird auch mit dem Herzen sehen. Dann wird man Ihnen keine heile Welt vorspielen können. Dann werden Sie nicht aus allen Wolken fallen, wenn ein Schüler oder eine Schülerin wegen fortgesetzter, regelmäßiger seelischer Grausamkeit für mehrere Wochen im Unterricht ausfällt. Gehen Sie mit offenen Augen und einem offenen Herzen in Ihre Klasse. Ihre Schüler sind Ihr wertvollstes Gut. Das Wissen Ihrer Schüler prüfen Sie regelmäßig mit Tests und vergeben Noten. Doch was ist mit dem Gemütszustand Ihrer Schüler. Wie benoten Sie den?

Schritt 9: Führen und unterrichten Sie mit Begeisterung

Ihre Begeisterung, das Leuchten in Ihren Augen, Ihre mitreißenden Reden, Ihre Mut machenden Sätze, Ihr Vertrauen in Ihre Fähigkeiten, Ihr fester Glaube an Ihre Vision – dies alles wird Ihre Schüler Unglaubliches leisten lassen.

Schritt 10: Lachen Sie mal wieder mit Ihren Schülern

Humor ist eines der besten kostenlosen Heilmittel der Welt. Wohl dosiert – immer verfügbar – sofort entkrampfend und ohne Nebenwirkungen.

Die mobbingfreie Klasse ist machbar. Es beginnt bei Ihnen.

Kathrin Kestler und Marc Wehrhagen
Kestler Wehrhagen Akademie für wertschätzende Personal- und Unternehmensführung

Wenn „Kopfrechnen“ ein Einstellungskriterium wäre, …

dann hätten wir 12 Millionen Arbeitslose!!! oder wie ich mit einem Pfirsich einen ganzen Supermarkt lahmlegte

Ein typischer Abend… Lange im Büro, der Kühlschrank leer. Also noch schnell um 21:00 Uhr mit meiner Kollegin in den örtlichen Rewe-Markt. Ein bisschen Brot, Eier, Saft und 2 Pfirsiche. An der Kasse begann dann ein Abenteuer, welches mehr als nur Kopfschütteln verursachte. Als die Pfirsiche auf der Kassenwaage sind, tippt die „Kassiererin“, eine junge Frau Mitte zwanzig, eine Nummer von einem Aufkleber auf den Pfirsichen ab. Die Kasse weigert sich, diese anzunehmen. Zweiter Versuch… wieder erfolglos. Daraufhin folgt ein Blättern in den plastikumrandeten Preistafeln…….. …… …… ……. Dann tippt sie erneut eine Nummer ein und siehe da, die Kasse reagiert und zeigt auf der Anzeigetafel „Große Aprikosen, 3,99 EUR/Kg“ ?????? Pfirsiche – große Aprikosen !!! Der jungen Dame fällt diese marginale Diskrepanz nicht auf und kassiert zu Ende. Wir bezahlen und ich kontrolliere den Kassenzettel…“große Aprikosen“. Das will ich nun genau wissen und gehe zurück in den Verkaufsraum…. Die „großen Aprikosen“ gibt es gar nicht, statt dessen Pfirsiche für 3,49 EUR/Kg… Also wieder zur Kasse… Hinter mir reit sich eine junge Frau ein, mit einem Beutel Nektarinen, welche als … na? … „Große Aprikosen“ kassiert wurden.

Ich trage mein Anliegen vor… und nun geht der Spaß erst richtig los…. Hilferuf ins Micro, Junge Dame 2 erscheint, geht mit uns an die zweite Kasse und storniert erst mal alles. Gut 1,78 EUR sind wieder bei mir… Sie tippt hektisch auf dem Kassenterminal… Die Kasse kann keine Pfirsiche (Hat heute außer mir noch niemand Pfirsiche gekauft??“ Dann weiteres hektisches Tippen…. dann gibt die Kasse auf und verweigert den Dienst… 10 Min. sind rum…. Hilferuf ins Micro…. Junger Mann betritt die Bühne. Seine Kompetenz ist unverkennbar… er macht das einzig Richtige… er tippt hektisch auf dem Terminal rum. Schaut auf den Beutel…. weiß nicht was das für Obst ist… Mein Einwurf, ob Melonen in dem Markt „Mega-Aprikosen“ genannt werden, geht irgendwie unter. Dann die typische Reaktion verzweifelter Techniklaien – alles aus und wieder an. Nun geht die Kasse wieder, aber die Waage nicht.

Mittlerweile sind an Kasse 1 erneut „Große Aprikosen“ aufgetaucht. Jetzt ist alles blockiert.

Ich ermuntere die beiden naiv 0,446 Kg mal 3,49 EUR/Kg im Kopf zu rechnen und unter „Sonstiges“ zu buchen. „Das ginge nicht, das müsse ja schon richtig verbucht sein“…. Bin ich der einzige, dem hier ein kleiner Denkfehler auffällt? Bis gerade waren es noch nicht existente „große Aprikosen“.

Jetzt wird die Waage ausgebaut und wieder eingebaut. Ich rufe „1,56 EUR“, was aber niemanden interessiert. Der junge Mann will sich mit dem Problem nicht weiter befassen und …. schenkt uns die beiden Pfirsiche!!!!

Und die Moral von der Geschichte : „Lieber verschenkt, als im Kopf gerechnet“

Habt einen erfolgreichen Tag

Marc Wehrhagen

PS: Frage des Tages… Wie viele Pfirsiche hat der Markt im Laufe des Tages als „große Aprikosen“ verkauft, mit einem Preisaufschlag von 50 Cent pro Kilo….. Kleinvieh macht auch Mist

Security Advice: E-Mail Falle „Ihr Yahoo Adressbuch wurde aktualisiert“

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Meine Kollegin erhielt gerade folgende Mail

„Yahoo!
möchte dafür sorgen, dass Ihr Adressbuch nur aktuelle und gültige Mail-Adressen
von den Freunden, Bekannten und Verwandten enthält, mit denen Sie
kommunizieren. Ihre Kontaktliste enthält Mail-Adressen, die nicht mehr gültig
sind. Wir haben sie entfernt“

Dies Art Mails scheinen gerade rumzugehen.

Dies ist ein Fake. Die Mail stammt nicht von Yahoo. Die Absendeadresse noreply@email.yahoo-inc.com gehört nicht zu Yahoo. Die Analyse des Headers und des HTML-Codes ergab nichts auffälliges, bis auf einen Zugriff auf die Adresse http://extern.yahoo.com/p/s=1197684101&;t=mVKw2jd0v8 welche aber nichts beinhaltet und ggf. nur zu Auswertezwecken angelegt wurde.

Sie können diese Art von Mails sofort löschen. Klicken Sie keine der Links an und loggen Sie sich nicht über die Mail in Ihren Account ein.

Viele Grüße

Marc Wehrhagen

 

Foto: Fotolia #23287697 -Security © Jakub Jirsák

Der Köder muss dem Fisch schmecken…

…doch oft kann er ihn vor lauter Müll im Wasser nicht einmal sehen!!!!

Immer wieder treffe ich Menschen, die mit ihrer aktuellen Lebens- oder Arbeitssituation unzufrieden sind. Doch die meisten kommen über das Stadium des Jammerns gar nicht hinaus. Viele denken, dass das Beklagen eines Zustands schon irgendeine Form der Veränderung auslöst. „Mein Job kotzt mich an“ – „Mein Chef nervt“ – hauptsache schon mal gesagt. Oft sind die Klagenden auch nur auf der Suche nach Mitleid, einer der destruktivsten Formen der Aufmerksamkeit. Mitleid – man leidet mit dem anderen, man kopiert seine negativen Gefühle und verstärkt diese dadurch. Das Klagen und Jammern wird gerne von einen Wunsch nach Veränderung begleitet, denn der Klagende möchte ja nicht zugeben, dass er es sich in seiner scheinbar so schlimmen Situation bereits häuslich eingerichtet hat. Treffen diese Menschen nun auf ein wertschätzendes Umfeld, dann können sie die ihnen gemachten Angebote vor lauter seelischem Müll gar nicht wahrnehmen. Ermutigende Worte gehen in Ausreden und Begründungen unter, warum sie gerade keine Veränderung herbeiführen können. Positive, lebensbejahende und inspiriende Worte werden von Schuldzuweisungen und der ausführlichen Schilderung jahrzehntealter Kränkungen überlagert. Obwohl man sich die größte Mühe gibt, wohlschmeckende Köder zuzubereiten, schwimmen diese Menschen weiter in ihrer eigenen trüben Lebensbrühe, in welcher Ängste, Sorgen, Nöte, Vergangenheitsdenken und Probleme die Sicht auf eine klares, frische und reines Gewässer vernebeln. Und wenn sie dann doch eher zufällig einen der Köder schnappen, dann spucken sie ihn schnell wieder aus, weil der ekelige Beigeschmack des Mülls ein Genießen unmöglich macht. So lässt man von „solchen“ Ködern dann besser in Zukunft die Finger. „Das bringt ja eh nichts“ – und schon geht es zurück in den eigenen, bekannten und vermeintlich sicheren Tümpel, auch wenn man sich dort vor lauter Dreck kaum noch bewegen kann. Wer sein Denken frei hält von negativen Belastungen, der ist offen für die Chancen des Lebens, wenn sie sich ihm bieten. Wenn Sie ein Menschenfischer sind, dann wundern Sie sich nicht, wenn nicht jeder anbeißt. Oft wird Ihr Köder gar nicht bemerkt.

Einen erfolgreichen Tag beim Fischen 😉

Marc Wehrhagen

 

Foto: fotolia #38024040 -Gone Fishing © W.Scott

„appreciated WorkLife“ anstelle einer Work-Live-Balance

Die Menschen, mit denen du dich umgibst, zeigen deine Persönlichkeit.
(Griech. Sprichwort)

 

 

Wer mit seinen Mitarbeitern wirklich wertschätzend umgeht, braucht keine Feedback-Runden. Er wird jeden Tag, zu jeder Sekunde, ein Feedback seiner Mitarbeiter bekommen. Wollen Sie das überhaupt? Selbstständige, verantwortungsbewusste, unternehmerisch denkende und handelnde Mitarbeiter? Oh ja, es ist ‚en vogue‘ so zu reden. Aber in der Realität? Die erste Selbstreflexion in diese Richtung fällt oft sehr ernüchternd aus: »Ich habe als Chef genau die Mitarbeiter, welche ich haben will.«. Zwischen dem, was wir sagen und dem, was wir umsetzen, liegt leider viel zu oft ein Riesenunterschied. Einem kuschenden, rückgratlosen Duckmäuser im Vorstellungsgespräch zu sagen, dass Sie ein offenes Wort schätzen, hört sich zwar gut an, ist aber auch völlig ungefährlich. Wenn Sie sich mit Mitarbeitern umgeben, welche Ihre Vision unterstützen, dann können Sie sich die Lippenbekenntnisse sparen. Wenn Sie eine wertschätzende Kommunikation vorleben, wenn Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Denken nicht länger untersagt ist, dann werden Schönwetterreden obsolet. Wenn Sie zum Querdenker werden, dann werden Ihre Mitarbeiter folgen. Wenn Sie Ihr Unternehmen in Ihrem Bereich an die Spitze bringen wollen, dann werden die Spitzenkräfte der Branche bei Ihnen anheuern. Top-Leute arbeiten nicht in mittelmäßigen Unternehmen.

Ein Rund-um-die-Uhr Feedback bedeutet, dass Sie sich selbst, Ihre Handlungen und Entscheidungen immer wieder an Ihrer Vision ausrichten müssen.

Die eigenen Leistungen und das eigene Verhalten von Mitarbeitern bewerten zu lassen, mag Ihnen Unbehagen verursachen. An dieser Stelle spielt die Intention eine Rolle. Ihre Handlungen sollten nicht darauf ausgerichtet sein Ihren Mitarbeitern zu gefallen. Ihre Handlungen und Entscheidungen sollen dazu dienen, andere erfolgreich zu machen. Dann werden Ihre Attraktivität und Ihre Anziehungskraft von ganz alleine steigen. Wenn Ihr Führungsstil von Ihrem Herzen gelenkt wird, dann brauchen Sie eine Beurteilung nicht zu fürchten.

Zufriedene Mitarbeiter verbringen Zeit miteinander

Ob Sie Ihre Mitarbeiter mit »Du« oder mit »Sie« ansprechen, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Dass die Verwendung des »Sie« selbst bei einem guten Verhältnis eine Restdistanz wahrt, ist bekannt. Doch genau um diese Restdistanz geht es. Es ist häufig ein Schutz. Es läuft zwar im Moment ganz gut, aber wie lange noch? Und dann? Was, wenn man den Mitarbeiter einmal zurechtweisen muss, ja vielleicht sogar kündigen muss. Geht das dann noch, wenn man den Mitarbeiter mit »Du« anredet.

Die Anrede ist nur ein äußerliches Zeichen. Für sich genommen hat es kaum Auswirkung auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Wird die persönliche Anrede jedoch die Konsequenz Ihrer Haltung zu dem Mitarbeiter und ist diese Haltung von Wertschätzung, Anerkennung, Respekt und echtem Interesse geprägt, dann wird das »Du« von ganz alleine kommen.

In vielen Unternehmen sind Weihnachtsfeiern und Sommerfeste eine Mischung aus gequälter Pflichtveranstaltung und Schaulaufen. Wenn möglich, dann vermeidet man die Teilnahme, oder versucht so schnell es geht zu verschwinden oder man lässt es mit minimaler Emotion über sich ergehen, wenn sich die Chefs einer kollektiven Zwangslockerheit verschrieben haben. Dabei ist es gar nicht die Veranstaltung, die Mitarbeiter stört. Es ist die Diskrepanz zwischen dem kühlen Alltag in den Unternehmen und den obligatorischen Wir-sind-alle-eine-Familie-Ansprachen. Mitarbeiter erkennen die Heuchelei.

Unternehmen, welche das ganze Jahr wertschätzend mit ihren Mitarbeitern umgehen, sind solche Veranstaltungen die Highlights des Jahres. In diesen Betrieben verbringen die Mitarbeiter Zeit miteinander. In den Pausen und nach Feierabend. Nicht erzwungen, sondern weil man die Gegenwart des anderen schätzt. Zufriedenheit nicht als Ergebnis einer Work-Life-Balance, bei denen Arbeit und Freizeit getrennt auf verschieden Seiten der Wippe sitzen und sich möglichst die Waage halten sollen, sondern als Ergebnis eines »appreciated WorkLife«, eines geschätzten »ArbeitsLebens«.

Doch am Beginn steht das Vertrauen. Lernen Sie wieder Ihren Mitarbeiter zu vertrauen. Dies bedeutet am Anfang, dass Sie einen Vertrauensvorschuss gewähren müssen. Haben Sie keine Angst, enttäuscht zu werden. Der Nutzen einer auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur ist um ein Vielfaches größer, als die Gefahr, dass ein Einzelner ihr Vertrauen ausnutzt. Wenn Sie mit offenen Augen und einem offenen Herzen durch Ihr Unternehmen gehen, wenn Sie Offenheit wirklich leben, Entscheidungen in Ihrem Unternehmen transparent sind, dann werden schwarze Schafe schnell auffallen. In einem Unternehmen, welches Wertschätzung lebt, in welchem die Kultur des Herzens Einzug gehalten hat, in diesem Unternehmen wird es für einen Einzelnen sehr schwer betrügerisch tätig zu werden.

Wenn man einander achtet, wenn alle Mitarbeiter gemeinsam ihre Arbeit auf Ihre Vision ausrichten, dann werden Personen, welche ihre eigenen, unrechten Ziele verfolgen, kaum eine Chance haben unentdeckt zu bleiben.

Wenn Sie für Ihre Fehler uneingeschränkt die Verantwortung übernehmen, dann wird es für Ihre Mitarbeiter keinen Grund mehr geben, die eigenen Fehler zu vertuschen.

Wenn Sie anfangen sich ernsthaft für die Menschen hinter der Personalnummer zu interessieren, dann werden Ihnen in den persönlichen Gesprächen finanzielle Sorgen und familiäre Probleme schneller auffallen und nicht erst dann, wenn Ihnen ein Spezialist für Datenanalyse die manipulierten Buchungen der letzten Monate vorlegt.

Zufriedene Mitarbeiter sind das beste Feedback.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Sonntag

Marc Wehrhagen
Leiter Kestler Wehrhagen Akademie

PS

Unglaubliche Sommeraktion!!! Das eBook „Zufriedene Mitarbeiter betrügen nicht“ kostenlos bis 30.09.2013 – einfach unsere Facebook-Seite liken und bei dem Newsletter eintragen- als Dankeschön gibt es das komplette Buch als PDF-Download und Urlaubslektüre

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Risikofaktor „Bedingte Formatierung mit Symbolsätzen“ – „Aufhübschen“ von Berichten mit Manipulationsmöglichkeit

In Excel 2010 können Wertemengen mit einer gegenüber Excel 2003 erheblich erweiterten bedingten Formatierung versehen werden. Die unter Excel 2003 stark limitierten Formatierungen wurden dabei nicht nur in ihrer Anzahl erhöht, sondern auch gleichzeitig mit vielen neuen optischen Darstellungsformen angereichert. Viele mit Excel erstellte Berichte enthalten diese Pfeile oder Ampeln, welche dem Betrachter die schnelle Zuordnung der Werte zu einer bestimmten Gruppe ermöglichen sollen.

Kaum jemand ist in der Lage, die einzelnen Werte im Kopf in ihre Wertegruppe einzuordnen. Die farbigen Richtungspfeile scheinen uns hier die Arbeit abzunehmen. Rutscht dabei ein Produkt oder ein Kunde auf Grund der Klassifizierung in eine bestimmte Gruppe wird so gut wie nie hinterfragt, wie es eigentlich zu der Zuordnung gekommen ist. Eine gezielte Überprüfung eines einzelnen Werte und der entsprechenden Einordnung ist nicht ohne weiteres durchführbar. Die Pfeile erzeugen gewollt eine schnelle Einteilung (schlechtes Produkt). Dies zieht dann ggf. sogar Konsequenzen nach sich.

Am Beispiel einer 5-Pfeile-Klassifizierung soll exemplarisch aufgezeigt werden, wie leicht eine Manipulation durchgeführt werden kann, wie schwer diese nachzuweisen ist und welche mathematischen Grundlagen für eine Auflösung der Black-Box „bedingte Formatierung“ notwendig sind.

Die Standardeinstellung bei einer 5-Pfeile Klassifizierung ist „Prozent“, mit einer Unterteilung in 20%-Schritten. Dabei wird die untere Grenze mit einbezogen (>=) und die obere Grenze nicht (<). Wird diese Formatierung gewählt, dann wird die Bandbreite der Wertemenge ermittelt (Max-Min) und durch 5 (5×20%=100%) geteilt und dann vom Minimum an mit dieser Schrittweite in 5 Abschnitte eingeteilt, wobei die letzte Grenze das Maximum+1 ist, da bei Maximum die obere Grenze nicht gesetzt ist.

Mittels SVERWEIS lässt sich nun ermitteln, in welcher Gruppe jeder Wert sein sollte (=SVERWEIS(Prüfwert;Kontrollwerte;2;1) Kontrollwerte beginnt bei 0 und hat die Zuordnung 1, der zweite Wert ist das Minimum + Schrittweite und hat die Zuordnung 2, der dritte Werte ist gleich zweiter Wert + Schrittweite, die Zuordnung ist 3 usw. Das Maximum+1 erhält die Zuordnung 6, welche aber nicht verwendet wird, da dieser Wert nie erreicht wird.

Werden nun alles Werte mittels SVERWEIS auf Ihre Zuordnung überprüft, dann erhalten Sie eine Liste mit Kategorienummern. Wird die gleiche Formatierung auf diese Liste gesetzt, welche augenscheinlich bei den Ursprungswerten verwendet wurde, dann müssen alle Pfeile identisch sein. Weicht ein Pfeil ab, dann ist hier die Darstellungsform manipuliert worden.

Leider lässt es Excel zu, dass innerhalb der bedingten Formatierung der Typ für eine Klasse geändert werden kann. Dies dürfte in der Praxis kaum einen Sinn ergeben und eher zur Verwirrung beitragen. Auch wenn die bedingte Formatierung nicht für einen Einzelwert innerhalb einer Wertegruppe geändert werden kann, so kann doch eine zweite bedingte Formatierung auf einen Einzelwert gelegt werden. Wird diese an die erste Stelle verschoben, dann wird zunächst diese Bedingung geprüft. Achtung! Bei einem Treffer, wird nicht weitergeprüft. Den Pfeilen ist nicht anzusehen, wie sie entstanden sind. Die Zelle hat keine Kennzeichnung, dass sie eine abweichende bedingte Formatierung hat.

Wird beispielsweise in einer Zelle eine zusätzliche Bedingung mit dem Typ „Quantil“ eingestellt, so muss man schon sehr genau hinschauen, um dies zu erkennen. Quantile berücksichtigen im Gegensatz zu „Prozent“ die Menge der Werte mit. Quantil 20 liefert eine Zahl, bei der 20% der Werte kleiner als diese Grenze sind. Quantil 40 liefert eine Zahl, bei der 40% der Werte kleiner sind als diese Grenze. Während =Quantil(Wertemenge;20%) und =QUANTIL(Wertemenge;40%) diese Grenzen erzeugen, prüft die bedingte Formatierung bei der Einstellung „Quantil“ ob der jeweilige Einzelwert innerhalb dieser Grenzen liegt. „Typ“ beschreibt also nur den Rechenweg zur Erzeugung der Grenzen. Die Angaben „20“, „40“ usw. sind dabei für die Berechnung notwendig und beziehen sich NICHT direkt auf die Werte.

Es ist also möglich die Berechnung der Grenzen zu mischen, was eine Überprüfung sehr schwierig macht.

Zusätzlich können die Grenzen auch manuell erfasst werden (Typ=Zahl) oder auf einem Tabellenblatt berechnet werden (Typ=Formel). Alle Typen können beliebig innerhalb einer bedingten Formatierung gemischt werden.

Es ist also ratsam, dem nächsten „hübschen“ Bericht mit Klassifizierungspfeile etwas skeptischer gegenüber zustehen und bei Bedarf die hier aufgeführten Möglichkeiten der Überprüfung anzuwenden.

Wer eine Beispieldatei mit den Überprüfungsrechnungen haben möchte (natürlich kostenlos), bitte Kontaktaufnahme hier bei XING oder kurze PN an mich.

Viele Grüße

Marc Wehrhagen

Leiter Kestler Wehrhagen Akademie Fachbereich Daten- und Prozessanalyse

Autor von „Excel Security, Audit & Compliance“

http://www.amazon.de/Excel-Security-Audit-Compliance-Tabellenkalkulationen/dp/3844222758

Unglaublich, aber wahr – die 10 größten Excel-Irrtümer

Es ist schwieriger, eine vorgefasste Meinung zu zertrümmern als ein Atom.

(Albert Einstein)

Die Nutzung von Excel in privaten Lebensbereichen, Vereinen, Kleinbetrieben, mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen, in Wirtschaftsprüfungsfirmen, Banken, Handel und Industrie hat über die Jahre ein Anwenderklientel hervorgebracht, welches es vergleichbar so bei keiner anderen Software gibt. Mit Excel wird gebastelt, probiert und experimentiert. Wie ein elektronischer Lego®-Baukasten für Erwachsene werden einzelne Bausteine mehr oder weniger wahllos aneinander gepackt. Nur selten macht sich ein Anwender daran, hinter die Kulissen zu schauen und die angebotenen Funktionen und angeblich ’etablierten’ Vorgehensweisen zu hinterfragen. Dadurch sind im Laufe der Jahre Irrglauben rund um Excel entstanden, welche kaum noch aus den Köpfen der Anwender zu entfernen sind.

Irrtum 1: Mit dem Blattschutz kann irgendeine Art von Sicherheit erreicht werden

Leider nein. Der Blattschutz ist nicht dazu geeignet, irgendjemanden von irgendetwas abzuhalten. In allen Excel-Foren wird immer wieder die Frage nach einem Umgehen dieses Blattschutzes gestellt. Fast alle Fragesteller geben an, ihr eigenes Kennwort vergessen zu haben, die Praxis zeigt jedoch, dass häufig der Schutz von Dateien aufgehoben werden soll, welche man nicht selbst erstellt hat. Das Interesse mit einem Blattschutz versehene Tabellenblätter ohne Kenntnis des Kennwortes zu öffnen, ist enorm. Die Eingabe von „Excel Blattschutz“ bei Google liefert über 15 Millionen Einträge zu diesem Thema!
Dabei ist der Schutz gar keiner. Das vom Anwender eingegebene Kennwort wird in eine 16-stellige Binärzahl umgewandelt. Eine Binärzahl mit 16 Stellen (16 Bit) liefert maximal zwei hoch sechzehn unterschiedliche Hash-Werte, also insgesamt 65.536 Möglichkeiten. Aufgrund dieser Begrenzung kann nicht jedes mögliche Kennwort einen eindeutigen Hash-Wert erhalten. Sie können dies leicht überprüfen. Den Blattschutz mit dem Kennwort „test“ können Sie mit dem Kennwort „zzyw“ wieder entfernen. Die Länge des Kennwortes spielt keine Rolle. Ein eingegebenes Kennwort wird erst in einen Hash umgewandelt und dann mit dem gespeicherten Kennwort verglichen. Die direkte Eingabe des Hash hebt den Schutz auf. Damit ist es durch reines Ausprobieren möglich, das Kennwort zu ermitteln. Es ist also nur notwendig, die Zahlen 1 – 65536 (2^16) in eine Binärzahl umzuwandeln und diese Binärzahl als Kennwort einzusetzen. Damit ist jeder mittelmäßige VBA-Programmierer in der Lage mit 7 Zeilen Code innerhalb von Sekunden den Blattschutz aufzuheben. Lässt er sich die Binärzahl ausgeben, kann er das Tabellenblatt sogar wieder so mit einem Blattschutz versehen, dass es später mit dem Original-Kennwort geöffnet werden kann. Damit ist der Eingriff nicht einmal nachweisbar.

Irrtum 2: Makros sind harmlos

Makros sind nichts anderes als VBA-Programmierungen. Der Begriff kommt noch aus den Anfängen von Excel und wird bis heute in Excel verwendet. Makros bezeichnen eher sequentielle Programmschritte, was sich im Makro-Rekorder wiederspiegelt, welcher für jeden Excel- Anwender verfügbar ist. Dieser zeichnet die Arbeitsschritte des Anwenders auf und listet sie als VBA-Code auf, welcher dann erneut wiedergegeben werden kann. Durch die Implementierung von VBA-Code in einer Excel-Datei ändert sich der Status der Datei. Aus einem Dokument wird eine eigenständige Software. Dass diese Software Excel als Framework benötigt, um korrekt zu funktionieren, ist dabei unerheblich. Fast alle modernen Programmiersprachen benötigen zur Ausführung von Dateien ein Framework, in dessen Rahmen die Datei eingebettet wird. Aufgezeichnete Makros stellen aus Risikogesichtspunkten ein höheres Gefahrenpotenzial dar, als manuell erfasste VBA-Codes, da bei Makroaufzeichnungen davon ausgegangen werden muss, dass der Ersteller keine oder nur sehr geringe VBA-Kenntnisse besaß. Mit jedem installierten Excel, Word oder PowerPoint auf einem Ihrer Firmenrechner stellen Sie Ihrem Mitarbeiter eine vollständige, unkontrollierte und uneingeschränkte Programmierumgebung zur Verfügung.

Irrtum 3: Sortieren ist harmlos

Sortieren ist Bestandteil jeder Grundlagenschulung in Excel. Jede EDV-Schule, jeder VHS-Kurs, jedes Seminar hat Sortieren im Programm. Sortieren gehört zu den größten Risiken, welchen ein Anwender in Excel ausgesetzt ist. Als täglich genutzte Funktion ist sich dieses Risikos jedoch kaum jemand bewusst. Und wieder ist es nicht die Funktion selbst, welche nicht funktioniert oder einen Schaden anrichtet.

Abbildung 2 Die Excel-eigene Sortierfunktion

Es ist ihre missbräuchliche Verwendung, welche aus der Funktion ein Risiko macht. Diese Technik ist in jeder Datenbank vorhanden. In Datenbanken werden jedoch immer ganze Datensätze sortiert. Mit viel Phantasie könnte man eine Zeile in Excel als ein Datensatz ansehen. In Excel können Sie jedoch auch einzelne Spalten sortieren. Dabei zerstören Sie die Zusammenhänge der Daten untereinander. Warum wird überhaupt sortiert? Eine Sortierung benötigt nur der Anwender selbst. Informationen sollen in einer bestimmten Reihenfolge abgebildet werden. Dabei muss zwischen alphabetischen und nummerischen Informationen unterschieden werden. Um nummerische Informationen in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen, ist eine Sortierung über die Excel-eigene Funktion nicht nötig. Dies geht revisionssicher über Funktionen. Einzig eine alphabetische Sortierung müsste über die Schaltfläche in Excel realisiert werden. Dies ist jedoch nur dann notwendig, wenn die sortierte Liste gedruckt werden soll. Alle anderen Intentionen oder Ausreden, warum einen Liste sortiert werden soll, sind ohne reellen Hintergrund. Das fehlende Wissen der Anwender lässt diese zu einer der gefährlichsten Funktionen greifen, welche in Excel verfügbar ist. Um die Gefahr, welche von einem Sortiervorgang ausgeht, besser verstehen zu können, schauen wir uns zunächst die Ausgangsbasis an. Eine beliebige Menge an Informationen befindet sich in einer Tabelle in Excel. Gleich welche Intention der Anwender hat, um sein Ziel zu erreichen, kann er entweder die Originalliste sortieren, oder eine Kopie der Datenmenge. In beiden Fällen unterbricht er die Nachvollziehbarkeit der Rechenkette und beschädigt somit die Integrität der Daten. Der Sortiervorgang ist ein manuell ausgelöster Prozess, welcher nicht dokumentierbar ist und falls die Daten nicht bereits im Vorfeld einer erkennbaren Sortierung unterlagen, nicht umkehrbar ist. Jegliche Beweismöglichkeit, dass das, was angeliefert wurde, auch ausgewertet wurde, ist mit dem Sortieren verloren gegangen. Fast nie wird vor dem Sortieren auf Leerzeilen geprüft, fast nie wird die Daten-menge auf Konsistenz geprüft. Auf einem durchschnittlichen Anwenderbildschirm sind 30 – 40 Zeilen sichtbar. Den meisten Anwendern reicht dieser kleine Ausschnitt offensichtlich, um daraus Rückschlüsse auf mehrere tausend Zeilen an Daten zu ziehen. Übersehene Leerzeilen, Summenzeilen, Gruppierungen beim Sortieren sind an der Tagesordnung. Werden dann noch ausgeblendete Spalten mit ID’s übersehen, dann kann es passieren, dass der Datenbestand nach einem einzigen Sortiervorgang völlig zerstört wurde. Wenn dies beim Sortieren sofort auffällt, können Sie gegebenenfalls mit einer neuen Kopie von vorne beginnen. Was jedoch, wenn die letzten fünf von zehntausend Zeilen nicht mitsortiert wurden. Wird nun eine formeltechnische Lösung gebastelt, welche nur bei sortierten Listen funktioniert, dann ist die darauf resultierende Auswertung zu 0,5% falsch. Als Prüfer werden Sie kaum eine Möglichkeit haben, dies zu entdecken. Die einzige Chance ist, solche Praktiken von Anfang an zu untersagen.

Irrtum 4: Tabellenblätter kopieren ist harmlos

Mit drei Tastenkombinationen (STRG+A, STRG+V, STRG+C) haben Sie in Excel den Inhalt eines Tabellenblatts in ein anderes Tabellenblatt kopiert. Die mühsam erstellte Monatsauswertung für den Januar wird auf eine leeres Tabellenblatt kopiert und so zur Auswertungsvorlage für den Februar. Dies ist gängige Praxis bei fast jedem Excel-Anwender. Excel hat hier eine gefährliche Eigenart. Wird innerhalb eines Tabellenblatts ein Bezug auf eine Zelle desselben Tabellenblatts gesetzt, dann wird dieser ohne den Tabellenblattname geschrieben (=A1). Wird ein Bezug auf eine andere Tabelle benötigt, wird der Tabellenname vor den Verweis gesetzt (=Produkte!A2). Dies ist soweit auch völlig korrekt. Wechselt man jedoch vom Tabellenblatt «Januar» zu «Produkte», setzt einen Bezug auf eine Zelle, wechselt dann wieder zurück zu «Januar» und setzt nun einen Bezug innerhalb der eigenen Tabelle, dann erhält man folgende Darstellung (=Januar!A1). Zunächst scheint alles ganz harmlos. Die Tabelle «Januar» funktioniert ohne Probleme. Wird der Inhalt der Tabelle «Januar» nun kopiert, dann werden alle Bezüge der Schreibweise «A1» in die neue Tabelle übernommen und beziehen sich auf die neue Tabelle. Bezüge der Schreibweise «=Januar! A1» werden nicht auf «Februar» getauscht, sondern  beziehen sich weiterhin auf die Tabelle «Januar». Diese «qualifizierten Selbstbezüge» sind ein untrügliches Zeichen auf möglich Kopierprobleme in ähnlich aufgebauten Tabellen.

Irrtum 5: Zeilen und Spalten löschen ist harmlos

Zwei Klicks reichen und schon sind eine oder mehrere Zeilen oder Spalten gelöscht. Keine zusätzliche Bestätigung, keine Warnung. Wir reden hier nicht von der Taste «Entf», welche nur den Inhalt löscht, was je nach Inhalt natürlich auch ein Risiko darstellt. Hier geht es vielmehr um das Löschen der ganzen Zeile oder Spalte und damit um eine strukturelle Veränderung der Tabelle.

Haben nachfolgende Funktionen auf die gelöschten Zeilen oder Spalten referenziert, dann erhält man häufig einen Bezugsfehler. Bezugsfehler lassen sich kaum beheben, da der ursprüngliche Bezug nicht mehr erkennbar ist. Stattdessen wird der Excel-Fehlerwert «#Bezug» angezeigt. Diesem Fehlerwert ist nicht anzusehen, was der ehemalige Inhalt war. Gerade wenn Dateien vor einer Prüfung noch schnell bereinigt werden sollen und ohne großes Nachdenken verdächtige, manipulierende oder kompromittierende Tabellen gelöscht werden, dann sind oft Bezugsfehler in den verbleibenden Tabellen und im Namenmanagern zu finden. Aber auch aus Unachtsamkeit, weil der Anwender bestimmte Informationen entfernen möchte, können bei falscher Handhabung schnell Bezugsfehler auftreten.

Irrtum 6: Excel kann man nebenbei lernen

Excel beinhaltet über 300 verschiedene Funktionen, welche Sie beliebig miteinander verschachteln können. Als Matrixfunktion eingesetzt verhalten sich viele dieser Funktionen abweichend zu ihrer Arbeitsweise als ’normale’ Funktion. Um so gut wie alle aufkommenden betriebswirtschaftlichen Fragestellungen in Excel abbilden zu können, reichen ca. 30 Funktionen aus. Wenn Sie also ca. 10% aller Excel-Funktionen beherrschen würden, könnten Sie nahezu jede beliebige Excel-Aufgabe, welche in Ihrer Firma vorkommt, formeltechnisch lösen. Doch was bedeutet beherrschen. Es bedeutet jedenfalls nicht, durch reines Ausprobieren zum Ziel zu gelangen, oder sich die Daten so zusammen zu kopieren, dass es dann schon irgendwie passt. Perfekt beherrschen bedeutet, dass Sie die 30 Funktionen gezielt so miteinander verschachteln, dass das korrekte Ergebnis in der Zelle steht, wenn Sie auf «Return» drücken. Alle absoluten und relativen Zellbezüge sind richtig gesetzt. Beherrschen heißt, dass Sie die Funktionen auswendig kennen, alle Argumente, in der richtigen Reihenfolge. Sie kennen die Grenzen, Alternativen und Einsatzbereiche der Funktionen genau. Und es bedeutet, dass Sie Funktionen so schreiben, dass Sie sie beliebig in alle Richtungen ausfüllen können, ohne die Formel in den folgenden Zellen anpassen zu müssen. Dazu kennen Sie die enthaltenen Techniken. Sie können Daten importieren, Namen vergeben, mit Formularelementen arbeiten, Diagramme abseits des Assistenten erstellen. Sie kennen die notwendigen Kriterien um Ad-hoc Auswertungen mit Pivot-Tabellen zu erstellen. Sie wissen, wie man eine perfekte Tabelle aufbaut. Und was noch viel wichtiger ist. Sie wissen, was Sie nicht in Excel umsetzen sollten. Das lernt man nicht nebenbei, nicht in einem zweitägigen Einsteiger- Seminar und nicht in einer Umschulung beim Arbeitsamt. Das können Sie sich nicht zusammengooglen. Das müssen Sie sich über Jahre hinweg aneignen. Anhand von professioneller Literatur und mit der Unterstützung von anderen Profis, deren Arbeits- und Vorgehensweise seit Jahren geschätzt wird. Die Handvoll Mitarbeiter, denen die Nutzung von Excel am Ende noch zugestanden wird, benötigen eine fundierte Ausbildung.

Irrtum 7: Für VBA muss man nichts vom Programmieren verstehen

Jedem Anwender von Microsoft-Office steht in Word, Excel und PowerPoint eine vollständige Entwicklungsumgebung zur Verfügung. Auch wenn VBA gegenüber Programmiersprachen wie C#, C++, VB.NET oder Java wichtige Eigenschaften fehlen, so kann mit VBA auf viele, zum sicherheitsrelevante Bestandteile von Windows zugegriffen werden. Mit VBA lassen sich alle großen SQL-Server von Microsoft, Oracle oder MySQL ansprechen, abfragen und befüllen. Sie können Daten aus dem Internet laden und Mails ohne das entsprechende Mail-Programm verschicken. Ein Zugriff auf Netzwerkstrukturen und Dateien ist ebenso möglich, wie das automatische Erstellen von Dateien. Obwohl VBA auch in Word und PowerPoint verfügbar ist, so wird VBA hier eher zur Formatierungsunterstützung eingesetzt. In Excel jedoch hat sich rund um VBA eine Entwickler-Community gebildet, welche von makroaufzeichnenden Laien bis zu professionell ausgebildeten Programmieren reicht, welche VBA als unterstützende Möglichkeit sehen, die benötigten Objekte direkt ansprechen zu können. Den Anfang für eine VBA-Entwicklung bildet häufig der Makro-Rekorder. Da VBA selbst für Laien mit geringen Englischkenntnissen einigermaßen verständlich ist, wird nun versucht, über Trivialliteratur wie «VBA für Dummies» oder mehr oder weniger geeignete Foren das aufgezeichnete Skript anzupassen. Und das oft ohne das geringste Grundwissen an Programmierkenntnissen. Wird mit dem Makrorekorder aufgezeichnet, wird dies in einem Kommentar am Beginn des Skriptes vermerkt. Dieser Kommentar kann aber gelöscht oder geändert werden. Außerdem wird er nicht entfernt, wenn der ’Entwickler’ selbst Code dazuschreibt. VBA lässt es leider zu, dass schlecht programmiert wird. Variablen müssen beispielsweise nicht zwingend deklariert werden. Wird eine Variable deklariert, dann kann in ihr nur eine Information gespeichert werden, welche der Deklaration entspricht. Wird beispielsweise die Variable «lngBudget» als Long-Variable deklariert, so lassen sich in ihr nur ganze Zahlen ohne Nachkommastellen speichern, also auch keine Texte. Durch das Prefix «lng» vor dem Variablennamen wird die Deklaration für den Leser des Codes schnell erkennbar. In VBA ist aber möglich darauf zu verzichten und hintereinander folgende Befehle zu schreiben:
Budget =“12345″
Budget =“12345.678″
Budget =“ noch keine Ahnung “
Budget = TRUE
Mit jeder neuen Zeile wird Budget ein neues Format zugeordnet. Möchten Sie die Variable «Budget» zu einem späteren Zeitpunkt für eine mathematische Operation einsetzen, dann müssen sie zunächst den Inhalt prüfen. Oder sie erhalten eine Fehlermeldung, dass der Typ nicht kompatibel sei. Verzweifelte Fragen nach der Ursache dieser Meldung finden sich ‚en masse‘ in den VBA-Foren.

Irrtum 8: Excel ist für Datenhaltung geeignet

Bis Excel 2003 konnten Sie in einem Tabellenblatt 65.635 Zeilen erfassen, bei 265 Spalten. Wenn Sie nur auf einem Tabellenblatt in jeder Zelle die Zahl 1 eintragen, dann beträgt die Dateigröße bereits über 100 MB. Ab Excel 2007 können Sie 1.048.576 Zeilen erfassen. Füllen Sie diese wieder nur mit der Zahl «1», dann haben Sie nach 60 Spalten eine Dateigröße von über 171 MB erreicht. Bereits bei dieser Menge verhält sich Excel instabil. Sie hätten die unvorstellbare Menge von 16.384 Spalten zur Verfügung. Zur Erinnerung, der Test wurde mit der Zahl «1» durchgeführt, keine Formeln, keine Formatierung und das Ganze auf einem einzigen Tabellenblatt. Diese riesigen Zelltapeten verführen geradezu dazu, Downloads von Vorsystemen in Excel abzubilden.

Irrtum 9: Gefilterte Werte kann man kopieren und weiterverarbeiten

Werden Werte mit dem Autofilter gefiltert, weil der Anwender nur einen bestimmten Teil der Daten weiterverarbeiten will, dann bleibt ihm nichts anderes übrig, als die Daten zu kopieren.

Die gefilterten und kopierten Daten werden von Excel sauber in einem neuen Tabellenblatt aufgelistet. Der Anwender kann nun seine Auswertung auf die reduzierte Datenmenge durchführen. Übersehen wird meistens, dass das Filtern eine undokumentierbare Aktion ist. Das Zustandekommen des Ergebnisses ist nicht nachweisbar. Fehler in den Filtereinstellungen lassen sich im Nachhinein nicht mehr feststellen. Durch die Kopie wird diese Menge redundant und von den Originaldaten unabhängig in Excel abgelegt. Die Rechenkette wurde unterbrochen. Ein Nachweis der Integrität des Ergebnisses ist nicht mehr möglich.

Irrtum 10: csv-Textimporte sind schnell per Doppelklick möglich

Leider nein! Werden csv-Dateien oder andere Textimporte per Doppelklick in Excel importiert, dann interpretiert Excel diese Angaben selbstständig anhand der ersten Einträge. Immer wieder kommt es vor, dass so Postleitzahlen und Vorwahlen als Zahl und nicht als Ziffernfolge und somit als Text gespeichert werden. Als Zahl verlieren diese Inhalte dann ihre Führungsnull, welche aufwendig per Funktion wieder angefügt werden muss. Ein Import aus Excel heraus mit qualifizierter Zuordnung der Spalten würde solche Probleme vermeiden.

Marc Wehrhagen

Leiter Kestler Wehrhagen Akademie

http://www.kestler-wehrhagen.com

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